Harvard Medical School (HMS) relatou que, desde o lançamento da solução RFID para gerenciar seus 4.300 ativos, o tempo de estoque de ativos da faculdade foi reduzido em 75%, ao mesmo tempo que tem mais visibilidade da localização de ativos de alto valor e garante que eles podem ser facilmente encontrados durante as auditorias do governo.

Este conjunto de soluções RFID é fornecido pela RadiantRFID e consiste em tags RFID UHF passivas afixados aos ativos, 1128 leitores de mão da Technology Solutions (UK) Ltd. e aplicativos da Web da Radiant para armazenamento e gerenciamento de dados. As informações de gerenciamento de ativos baseadas em RFID serão carregadas no sistema Oracle Fixed Assets (OFA) da Harvard Medical School.

Harvard Medical School tem aproximadamente 4.300 ativos de alto valor em seus 15.000 ativos fixos, incluindo servidores, incubadoras, freezers médicos, centrífugas, microscópios para pesquisa de DNA e termocicladores. Jeff DiCiaccio, o diretor de compras estratégicas da faculdade, apresentou a implantação bem-sucedida.

Harvard Medical School

Quase metade desses ativos foi comprada com fundos externos, incluindo concessões e contratos financiados pelo governo, e a escola é responsável por garantir que esses ativos sejam infalíveis. Para garantir isso, a Harvard Medical School submete um relatório de auditoria à Price Waterhouse uma vez por ano e conduz um inventário interno de ativos. Di Qiaggio disse: "Devemos cuidar bem dos ativos que usamos e compramos para pesquisa."

Antes de implantar o RFID, a Harvard Medical School usava trabalho manual para realizar o inventário de ativos. Normalmente, cada ativo é inserido na plataforma Oracle Asset Workbench e atribuído a uma etiqueta de código de barras impressa. Acompanhado por analistas financeiros de ativos fixos e Di Qiaggio, Gerentes de Operações de Pesquisa (ROM) carregaram uma planilha do Microsoft Excel e percorreram cada departamento ou laboratório para encontrar ativos. Cada departamento ou laboratório possui um número de série exclusivo.

Como não há leitor de código de barras disponível, eles usam seus olhos para confirmar os dados, compará-los com as informações da sala fornecida na planilha e fazer anotações ou registrar as diferenças.

Se encontrarem quaisquer etiquetas de ativos que não estejam listadas na planilha, eles devem procurar no sistema OFA do computador para determinar a qual departamento esses ativos pertencem. Em seguida, insira manualmente o resultado do inventário de ativos e carregue-o no OFA. Este não é apenas um processo muito demorado, mas também pode causar danos a ativos de alto valor. Por exemplo, o Departamento de Neurobiologia da Harvard Medical School listou mais de 800 ativos em uma planilha de 16 páginas.

Di Qiaggio realizará reuniões de ativos com os gerentes de ativos departamentais, acompanhará a equipe de pesquisa de ativos pelo laboratório e os ajudará com o inventário de ativos. Esse processo leva em média duas horas para localizar 50 ativos. Di Qiaggio disse: "Esses processos manuais são ineficientes e insustentáveis ​​porque os ativos da escola aumentam em cerca de 1.000 itens a cada ano. Em vista disso, temos que tomar medidas para encontrar alternativas."

Portanto, a Harvard Medical School conduziu uma licitação de dois meses para soluções de automação no verão de 2017, em seguida, avaliou as licitações e conduziu uma segunda licitação antes de assinar o contrato. Depois de escolher a solução da Radiant, a faculdade deu início a testes de campo em duas faculdades que participaram voluntariamente do teste: Biologia Celular e o Projeto de Ciência Terapêutica de Harvard. A escola médica supera os desafios da leitura cruzada na instalação de leitores para garantir que eles não sejam capturados por salas adjacentes.

Essa solução foi lançada posteriormente em julho de 2018, após o qual levou 18 meses para a Harvard Medical School renomear os ativos existentes e os ativos recém-recebidos com etiquetas RFID. Essas tags pré-encomendadas serão associadas a ativos específicos, e cada tag e seus ativos relacionados também serão vinculados a uma sala específica. A solução Virtual Asset Tracker (VAT) baseada na nuvem da Radiant vem com um aplicativo móvel chamado VAT2Go.

Quando os funcionários começarem a contar, eles usarão o VAT2Go rodando no iPhone, entrarão no prédio e na sala em que estão entrando, escanearão o código de barras e lerão a etiqueta RFID. Depois que as tags são lidas, eles podem visualizar os resultados no aplicativo para confirmar se todos os ativos estão nos locais corretos, bem como os ativos ausentes e extras na sala. Esses resultados são sincronizados com o aplicativo VAT2Go online, e os usuários podem baixá-los, gerar relatórios e enviá-los ao OFA (o OFA ainda é o sistema de registro de ativos fixos da Harvard Medical School).

Di Qiaggio disse: "Este aplicativo da web nos permite fazer alterações individuais ou em grande escala por upload ou manualmente, como realocar ativos para outro local." Harvard Medical School também pode usar Soluções RFID para sucatear OFA Alguns ativos no sistema de IVA e removê-los do sistema de IVA. Os benefícios do gerenciamento de RFID incluem um inventário de ativos mais preciso e eficiente, o que significa que o ROM e os gerentes de ativos não precisam interromper sua pesquisa de ativos ao fazer um inventário com eles. O processo real de inventário de ativos também é menos destrutivo do que o manual.

A implantação dessa tecnologia também encontrou algumas voltas e reviravoltas, e o financiamento é um desafio importante para desacelerar o processo do projeto. Alguns membros deixaram o projeto e mudaram para outros empregos, e a epidemia de COVID-19 fez com que a escola fechasse em março de 2020, permitindo a entrada apenas do pessoal necessário. Na verdade, o próprio Di Qiaggio não conseguiu entrar em cena, então ele enviou a etiqueta para Sophia Xu, uma analista financeira de ativos fixos da Harvard Medical School, que poderia continuar a marcar, contar ativos e atualizar OFA no campus.

Di Qiaggio disse que desde que o sistema entrou em operação, a escola só fez um inventário de ativos devido à epidemia. Ou seja, os resultados desse inventário comprovam que o sistema RFID pode economizar tempo. Uma das vantagens do RFID é que, independentemente de esses ativos pertencerem ao Departamento de Biologia Celular, ao Departamento de Neurobiologia ou mesmo a outra escola de Harvard na área de Cambridge, o RFID pode ler todos os ativos na sala sem ter que comparar o ativo informações para cada departamento ou laboratório.

A auditoria conduzida pela PricewaterhouseCoopers não precisa ler as etiquetas RFID, mas RFID fornece o suporte de dados necessário para a auditoria para que a escola possa encontrar quaisquer ativos selecionados para auditoria e garantir que estejam prontamente disponíveis quando o auditor chegar. Hoje, também inclui auditorias virtuais em reuniões do Microsoft Teams.

No futuro, Di Qiaggio espera que a tecnologia RFID possa trazer benefícios para outras mudanças, como a renovação de espaços de laboratórios. O leitor RFID pode escanear os itens antes que a sala seja renovada e, em seguida, escanear novamente quando os itens são movidos para a sala recém-reformada para evitar que os itens sejam perdidos.

Outro benefício é a capacidade de usar o leitor para pesquisar Etiquetas RFID no modo de contador Geiger para localizar ativos perdidos. Di Qiaggio se lembra de ter lido acidentalmente o rótulo de uma centrífuga refrigerada invisível em 2019. "Eu estava digitalizando na época, mas não conseguia ver a olho nu. Quando movi o leitor para mais perto da fonte do sinal, encontrei este ativo em uma gaveta de madeira. Se não houver RFID, posso pensar que este ativo foi perdido. Roubado ou descartado. Com RFID, posso ver ativos intangíveis. "

Além da Harvard Medical School (HMS), os sistemas RFID estão atualmente implementados ou colocados em uso na Faculdade de Artes e Ciências (FAS) da Universidade de Harvard, na Escola de Engenharia e Ciências Aplicadas (SEAS) e no Wyss Institute (Wyss Institute). De acordo com Diqiaggio, Wyss concluiu a marcação RFID de todos os ativos antigos, enquanto FAS e SEAS estão marcando aproximadamente 8.000 ativos. As quatro faculdades têm um total de cerca de 100 prédios, e cada prédio contém ativos.